Entenda para que serve e como funciona cada uma dessas requisições
Embora pareçam semelhantes, as siglas BDI, RFI, RFP e RFQ são partes diferentes, mas essenciais, dos processos operacionais para a aquisição de produtos e serviços em facilities.
Resumidamente, o BID é um processo de licitação, a RFI, uma solicitação de informação, o RFP, uma solicitação de propostas e o RFQ, uma solicitação de cotação de preço.
Todas essas requisições podem ajudar bastante o gestor de manutenção e facilities a encontrar os melhores fornecedores para atender suas demandas.
Mas para que isso ocorra é muito importante entender o que elas são e como devem ser usadas.
Quer saber mais? Acompanhe!
BID
O BID, ou Bidding Process, é um termo em inglês que pode ser traduzido como “oferecer” ou “convidar”. Na prática, conhecemos como processo de licitação, onde várias empresas podem ser convidadas para apresentar seus lances.
Em facilities, esse processo pode ser utilizado visando os melhores negócios e a redução dos custos com serviços e produtos.
No BID, os valores de mercado e os prazos são avaliados pelos compradores. Com isso, é possível listar os prestadores de serviços e fornecedores já registrados ou não na organização e selecioná-los por suas qualificações e características.
Antes de iniciar qualquer processo de licitação, no entanto, é preciso definir muito bem qual é o seu objetivo, quais os critérios que serão avaliados e que empresas participarão.
O próximo passo é convidá-las para apresentarem suas propostas. Na hora de contratar, vence a melhor, tanto em termos de preços, como de qualidade e de prazos.
Entre as vantagens do BID estão a possibilidade de analisar e organizar as etapas de aquisição e incrementar a pesquisa e análise de mercado.
Os processos de licitação, quando corretamente executados, também podem garantir um relacionamento mais transparente e duradouro com os fornecedores, além de garantir negociações muito mais vantajosas para as empresas.
RFI
É a sigla do termo em inglês Request For Information e, em português quer dizer solicitação de informações ou, ainda, pedido de informações.
Deve ser usado sempre quando se pretende solicitar qualquer tipo de informação sobre um fornecedor de maneira descompromissada e antes de fechar uma contratação.
Em geral, a RFI é feita quando se sabe muito pouco sobre a empresa ou o mercado que está prestes a entrar.
De todos os modelos de solicitação, essa é aquela que mais fará perguntas, justamente porque a ideia é levantar o máximo de informações possíveis sobre o fornecedor, obtendo dados sobre sua política, estrutura e soluções oferecidas.
Como esse documento tem o objetivo de levantar dados e apurar fatos, é bastante recomendado fazer perguntas mais abertas, tais como:
– Qual o histórico da empresa?
– Quanto tempo ela está no mercado?
– Qual é o seu tamanho?
– Qual é a quantidade de funcionários?
– Quem são seus clientes?
– Qual é o seu faturamento médio?
– Qual é seu raio de atuação?
– Qual é o seu portfólio de serviços?
– Quais são seus cases de sucesso e seus diferenciais competitivos?
O objetivo da RFI é investigar como cada fornecedor funciona e atende seus clientes, facilitando a posterior tomada de decisão e eliminando empresas não qualificadas.
Com as respostas em mãos, é possível saber quais são as soluções apresentadas por cada fornecedor e escolher o que mais atende às suas demandas.
Lembre-se de que a requisição de informação é geralmente enviada para uma base bem ampla de fornecedores em potencial. Ela pode ser usada para a montagem de um banco de dados de empresas que possam se habilitar para participar das requisições de proposta e de cotação.
RFP
Uma RFP (Request For Proposal) é a solicitação de proposta feita aos fornecedores para que eles proponham soluções para os problemas ou requisitos apresentados pela gestão de manutenção e facilities.
Geralmente, a RFP sucede a RFI e deve conter muito mais detalhes sobre as necessidades e demandas do facility management, delineando de forma bem clara quais são as suas metas.
Com as informações levantadas na RFI, é possível fazer a comparação de todas as propostas, levantar as diferenças entre preços e qualidade dos produtos e serviços oferecidos e analisar os riscos e benefícios de cada fornecedor.
É essencial que a RFP estabeleça os requisitos específicos que os fornecedores precisam ter ao preparem suas propostas e descreva como será o seu processo de análise, deixando muito claro o que a gestão de FM deseja.
Entre os requisitos a serem solicitados, estão a forma de entrega e de pagamento, a qualidade solicitada e os prazos a serem atendidos.
Entre as vantagens da requisição de proposta estão a maior transparência no processo de seleção de fornecedores, maior controle do processo, definição de um padrão de contratações e aumento da carteira de fornecedores.
RFQ
Quando o setor de manutenção e facilities se sentir pronto e seguro para comprar, é possível usar a RFQ. A sigla em inglês Request For Quotation pode ser traduzida como requisição de cotação de preços.
A RFQ faz um convite para os fornecedores identificados e homologados para participarem do processo de aquisição.
Mas vale lembrar que ela só é usada quando a empresa contratante já sabe muito bem que tipo de serviços e produtos deseja contratar, os preços que pretendem pagar e já conhece as especificações e a qualidade dos fornecedores a serem convidados.
Neste documento, é preciso detalhar muito bem, item a item, os produtos ou serviços a serem adquiridos. O ideal é que se especifique tudo aquilo que deseja contratar junto com os fornecedores, de forma que eles possam elaborar e enviar um orçamento com suas propostas.
Deve-se esquematizar como os preços devem ser informados, como é sua composição, quais são os impostos e as taxas de câmbios que os influenciam. Assim, é possível equalizar todas as propostas.
Conclusão
Cada um dos processos e requisições possuem especificidades e cuidados na sua elaboração e análise.
Por isso, é muito importante conhecê-los e saber quando usá-los durante o processo de compras, facilitando e dando mais transparência às contratações.
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