Saiba como os novos conceitos de ocupação dos escritórios impactam o gerenciamento de facilities
Adaptabilidade e flexibilidade são conceitos essenciais no mercado de trabalho, o que vale também para os espaços de escritórios.
Os ambientes corporativos acabam refletindo essas necessidades e estão cada vez mais flexíveis para abranger diversas formas de trabalhar.
A evolução tecnológica tem permitido novas configurações de espaços, mas o foco é sempre o mesmo: explorar a criatividade, incentivar a produtividade e aumentar a eficiência dos funcionários.
O que é um espaço flexível de trabalho?
Diferentemente dos locais tradicionais, que contam com mesas fixas e lugares definidos, um escritório pode ser considerado flexível quando ele oferece diversas possibilidades de uso pelos funcionários.
Esses espaços podem ser facilmente reconfigurados conforme a necessidade das empresas e suas metas.
Mas o objetivo é permitir que os trabalhadores possam transitar livremente e escolher onde desejam trabalhar, sem a necessidade de se fixar em um espaço específico.
Embora cada escritório possua suas singularidades, algumas características são bastante comuns nesse tipo de espaço de trabalho.
São elas:
Open spaces
Como a ideia é promover o dinamismo, a criatividade e a colaboração entre os profissionais, esse tipo de projeto normalmente é projetado como plantas abertas.
Também chamados open spaces, esse conceito elimina ou diminui o número de paredes, divisórias ou qualquer outro tipo de barreira, sendo muito mais integrados, iluminados e arejados.
Outra vantagem desse tipo de planta é possibilitar mudanças muito mais rápidas de layout.
No entanto, um dos “efeitos colaterais” desses espaços pode ser a quantidade excessiva de ruído produzida no ambiente. A solução é criar espaços silenciosos onde os funcionários possam realizar suas tarefas sem grandes interferências.
Os phone booths, espécies de áreas reservadas, pequenas e de curta permanência dentro dos escritórios, também ajudam a criar um ambiente privativo e garantir o sigilo de conversas e informações.
Já para reduzir o raio de conversas com potencial de distração, as soluções podem ser o agrupamento e a diminuição das distâncias entre grupos que mantêm diálogos e intervenções comuns ou a criação de zonas de colaboração.
Criar espaços de descompressão distantes das zonas de concentração também é uma ótima estratégia para garantir a qualidade acústica do ambiente.
Adaptação e compartilhamento
Nos espaços de escritórios flexíveis, também são comuns as estações de trabalho adaptáveis, como as mesas para se trabalhar em pé, por exemplo. A ideia é promover a ideia de flexibilidade, adaptação e movimento.
Como a ideia é eliminar mesas e estações de trabalho fixos, todos os espaços e os recursos como materiais de trabalho e impressoras, por exemplo, podem ser compartilhados.
Até mesmo nos espaços de descompressão, como as recepções ou o café, é possível ter um mobiliário confortável e uma boa iluminação. Assim, eles se tornam atraentes e podem ser usados para pequenas reuniões mais informais.
Quais os benefícios dos espaços flexíveis de trabalho?
Com já mencionado, os espaços flexíveis de trabalho são lugares essencialmente planejados para promover a criatividade e a adaptabilidade. Por isso, oferecem uma série de vantagens aos seus usuários.
Confira:
– Maior conforto e satisfação dos funcionários e, portanto, aumento de produtividade;
– Possibilidade de escolha do local para realizar as tarefas de acordo com a natureza de cada demanda;
– Mudanças de layout muito mais dinâmicas;
– Possibilidade de aumento ou redução das áreas internas de acordo com a necessidade das empresas;
– Reconfigurações mais fáceis e ágeis.
Como os espaços de escritórios flexíveis afetam a gestão de facilities?
Embora bastante consolidadas, as novas conformações dos escritórios e espaços de trabalho que focam na flexibilidade afetam diretamente a gestão de facilities.
Se antes, no modelo tradicional de escritório, o foco estava quase totalmente na manutenção da estrutura física das organizações, os novos ambientes corporativos exigem que o gestor compreenda muito bem as necessidades dos colaboradores, as metas e a cultura das organizações.
As demandas tecnológicas e as políticas de sustentabilidade, diversidade, segurança, acessibilidade e bem-estar também devem ser muito contempladas pelos gestores de facilities.
Isso sem desconsiderar uma necessidade comum para todas as empresas: a necessidade de redução dos custos de operação e de aumento da produtividade e da lucratividade.
Para gerenciar esses novo espaços, é necessário pensar em uma readaptação completa das funções atribuídas à área de facility management.
Assim, o gerenciamento de facilities deixa de ser puramente operacional e passa a ser muito mais estratégicoa e mais alinhadao às necessidades organizacionais.
Como fazer isso na prática?
Para que isso seja implementado, o profissional de facilities deve sair dos bastidores e passar a participar mais ativamente das decisões estratégias das empresas.
Ele deve estabelecer um bom relacionamento com setores como RH, saúde e segurança do trabalho, tecnologia da informação e financeiro. Isso porque as soluções que visam melhorias desses locais serão pensadas em conjunto.
Também pode ser uma boa ideia manter parcerias com empresas de arquitetura corporativa, que podem apoiar ações e estratégias para a manutenção desse tipo de instalação.
Uma habilidade valiosa que deve ser desenvolvida pelo “novo” gestor de facilities é a observação, o que pode ajudá-lo a avaliar melhor as necessidades dos funcionários e quais adaptações podem ser feitas para melhorar a experiência nos locais de trabalho.
Assim como os espaços corporativos, o mercado de trabalho, passa por mudanças contínuas, algumas vezes bastante disruptivas. Por isso, é altamente recomendado que os gestores de manutenção e facilities estejam sempre em constante aperfeiçoamento.
Fazer benchmarking e estabelecer um bom networking para estimular a troca de informações e experiências é uma ótima estratégica de atualização e que servirá para apoiar a tomada de decisões no dia a dia.
Conclusão
As mudanças dos espaços de trabalho têm impactado o gerenciamento de facilities. Além dos espaços, o próprio profissional deve ser mais flexível e, sobretudo, estratégico.
Além de estar atentos às novas demandas do mercado, é imprescindível que os gestores contem com ferramentas tecnológicas para dinamizar a gestão.
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